Нужна ли печать на приказах организации?

Содержание

Ставится ли печать на приказах: хранение и использование

Нужна ли печать на приказах организации?

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Ставится ли печать на приказах? О хранении печатей в организации, правилах проставления

Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию печатей для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства. Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют. Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.

Печати и основные понятия

Печатью называют твердую форму клише, изготовленную из резины. Эту форму используют для нанесения оттисков на документах. Иначе проверить их подлинность не представляется возможным. В одном из стандартов серии ГОСТ Р изложены требования, которым должны соответствовать печати.

Печать автомат

Но о практических правилах, по которым используются печати, ничего не сказано даже в текстах стандартов государственного уровня. Много вопросов вызывает то, в каком количестве предприятия должны хранить у себя печати. И в каких случаях их использование обязательно. Или о назначении несущего ответственность за процесс хранения. Все эти проблемы должно решать лично руководство.

Всего выделяют три основные разновидности печатей:

  • простые
  • имеющие такое же значение, что и гербовые
  • сами разновидности с гербами

Разработка гербовых печатей с самого начала велась только для госучреждений. Их также применяют учреждения, у которых есть соответствующие полномочия. Это касается, к примеру, частных нотариальных контор.

Круглые печати с полным наименованием и адресом могут использовать в акционерных сообществах.

Что касается коммерческих организаций, то для них характерно применение печатей, приравненных к гербовым. Обычно такие инструменты изображают фирменную эмблему или логотипы. Либо на них наносятся наименования. Указания номера свидетельства о государственной регистрации вместе с ИНН обязательны для любых организаций.

Частные предприниматели также не осуществляют работу без своих собственных штампов. Они приравниваются к гербовым согласно своему статусу. Но на штампах изображают не гербы с эмблемами, а имя с фамилией и отчеством предпринимателя, местонахождение, ИНН с регистрационным номером.

О месте расположения оттиска печати

Место печати

Правила гласят, что оттиски находятся только в нижней части. Обычно – там же, где свою подпись ставят директора. Печать может частично закрывать обозначение должности. Главное, чтобы она не попала на подпись вместе с расшифровкой.

На документах иногда ставят пометку, которая изображает место, где должна стоять печать. Это избавляет специалистов от множества хлопот. Буквы для обозначения такого места обычно занимают место на титульных листах в трудовых книжках, документах бухгалтерии и удостоверениях.

Для чего именно нужны печати?

Приобретение документами юридической силы невозможно без печатей. Это инструмент для определения подлинности подписей должностных лиц, отсутствия подделок. Но этот реквизит требуется далеко не для каждого кадрового документа. В действующем законодательстве нет четких определений по поводу того, когда печать ставится, а когда – нет.

Иногда печатями заверяются документы, оформляемые бухгалтерией. То же касается различных соглашений, коллективного трудового договора, учредительных документов в компании.

Есть следующий перечень бумаг, для которых наличие печатей стало обязательным требованием:

На чем ставят печати

  • Трудовые книжки
  • Правила с инструкциями, описанием положений и расписания штата. И любые другие нормативные локальные акты
  • Письма на гарантию после доставленных товаров, выполненных работ
  • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий
  • Справки и копии, взятые из архива
  • Удостоверения служебного типа
  • Грамоты и свидетельства, которые создаются специально для работников
  • Представления и ходатайства, которые привязаны к награждениям
  • Обязательны для характеристик и рекомендаций с мест работы
  • Для командировочных удостоверений
  • Для актов
  • При составлении трудовых договоров вместе с дополнительными соглашениями, гражданско-правовых документов, договоров на полную материальную ответственность

Правила заверки документов в делопроизводстве

Если печать будет поставлена на приказе или кадровом письме, ничего страшного не произойдет. Весьма плачевные последствия возможны лишь в той ситуации, когда печать не заверяет документ, который действительно в этом нуждается. Например, какой-нибудь договор. Без печати у него просто отсутствует юридическая сила. И в случае судебных заседаний органы госвласти просто не примут документ в качестве доказательства.

https://www.youtube.com/watch?v=wz6fybLEDno

Потому рекомендуется заранее прописать порядок, в котором печать используется в пределах той или иной организации.

Печати для различных документов

Сначала определяются с перечнем документов, которые требуют наличия печати в любом случае. После чего переходят к составлению специальной инструкции по использованию. В ней тоже пишут о том, где и когда ставятся печати и штампы, как правильно ими пользоваться. Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос по ответственному за хранение печатей, самому процессу хранения.

Оптимальное решение – сделать подобную инструкцию приложением к общим правилам, которые касаются делопроизводства компании. Если же общие правила отсутствуют, то инструкцию можно делать самостоятельным документом, либо дополнением для устава. Руководителю потом потребуется издать специальный приказ, если печатью надо заверить документ, который в локальном нормативном акте отсутствует. Со временем допустимо внесение изменений в перечень с документами, требующими заверения.

Читайте также  Как провести профсоюзное собрание в организации?

Отдельно надо прописать порядок, в котором уничтожаются устаревшие печати.

Немного об использовании и хранении

У руководителя организационного отдела обычно находится основная печать, имеющая круглую форму. Для хранения ее используется специальный сейф. Если руководитель организационного отдела отсутствует долгое время, печать могут выдавать сотрудникам под расписку. Или если приспособление необходимо использовать в выходные, праздничные дни.

Что касается вспомогательных разновидностей, то их дают лично сотрудникам организации, наделенным соответствующими полномочиями.

Вспомогательные разновидности печатей надо хранить внутри столов, которые обязательно закрываются. Опечатываемый сейф нужен для сохранения основной и вспомогательных печатей, адресного штампа. Доступ к ним должны иметь только сотрудники, наделенные соответствующими полномочиями, ответственные за хранение.

Специальный журнал ведут для того, чтобы организовать учет приспособлений. Этот документ ведется по общим правилам, которые касаются строгой отчетности. Хранят такой журнал в шкафу, защищенном от возгорания в максимальной степени.

Постановка печатей на приказах

Печать на приказах

Многие интересуются этим вопросом. Приказы – это внутренние распорядительные документы той или иной организации. Обычно они не требуют специального заверения и подтверждения подлинности. Потому и в законодательстве нет ни четких требований, ни запретов по поводу печати на этих бумагах.

Заверение печатью обязательно только для тех приказов, которые идут во внешние организации. Например, этого могут требовать некоторые банки. Вообще каждая организация вправе сама определить, на каких именно внутренних документах печать обязательно нужно поставить.

Больше о печатях в делопроизводстве

Руководитель должен издать отдельный приказ, чтобы на практике утвердить список с документами, требующими печати. Отдельного приказа или распоряжения требует список должностных лиц, у которых есть право расписываться на документах.

Для юридических лиц печать тоже становится обязательной. Акты о несчастных случаях на производстве, журналы и книги, доверенности – вот лишь небольшой список бумаг, которые требуют применения данного материала. Использование печатей в делопроизводстве упрощает ведение бизнеса. Более того, отсутствие печати усложняет решение множества задач.

Некоторым юридическим лицам необходимо по закону иметь этот инструмент, вне зависимости от того, планируется ли использовать его на практике. Для общественных организаций и кооперативов, например, это не обязательное требование. В трудовых книжках печати ставятся лишь в трех ситуациях:

  1. Когда документ оформляется в первый раз.
  2. Если меняются анкетные данные сотрудника.
  3. Если происходит увольнение.

Единственная серьезная проблема в настоящее время – отсутствие правил аннулирования ошибочно поставленных печатей.

На печатях разрешается использовать товарные знаки и фирменные наименования, если это не нарушает прав других лиц. Благодаря этому у руководства появляется дополнительный инструмент для индивидуализации. Это помогает выделиться на фоне конкурентов. Право на использование товарного знака возникает сразу после того, как завершена его регистрация. Изготовить печать для организации можно в любой фирме, которая представляет соответствующие услуги. Допустимо использование дополнительной защиты от создания подделок. Для этого наносят рисунки, которые остаются видимыми, либо невидимыми.

Каждый руководитель сам решает, использовать печать, или отказаться от нее. Некоторые нормативные акты обязательного использования печати вообще не предусматривают.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/stavitsya-li-pechat-na-prikazah.html

Печать для документов: когда применяется, ставится ли на приказах организации или от руководителя, как называется печать с подписью руководителя, какое письмо заверяется, положение о печати организации, как правильно ставить и нужно ли на первичном документе, место для оттиска, разница с гербовой печатью, на чью подпись можно ставить, нужна ли на характеристике, проставление на организационно-распорядительных документах

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-60-72 (добавочный 784). Это быстро и бесплатно!

Внутри одной организации могут использоваться разные виды печати: основные, структурные и специальные. Штампы ставятся на следующие виды документов:

  • акты;
  • доверенности;
  • договоры;
  • заключения;
  • исполнительные листы;
  • гарантийные письма;
  • реестры;
  • заявления;
  • командировочные документы;
  • поручения;
  • соглашения;
  • справки и характеристики;
  • ходатайства и гарантийные письма;
  • титульные списки;
  • сметы расходов;
  • уставы организаций.

Большая часть документов содержит специальную аббревиатуру «М. П.». Она отмечает место, на которое следует ставить печать. Если ее нет, можно поставить оттиск произвольно. Его нужно проставлять так, чтобы он не перекрывал подпись заверителя, но захватывал несколько букв из названия должности уполномоченного лица.

Форма и размер печати

В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.

Оттиск должен быть четким, ярким, но не слишком жирным. Если целостность печати нарушена или она износилась, организация обязана заказать изготовление другого экземпляра. Также новый штамп потребуется, если название или фактический адрес фирмы изменятся. Бумага, заверенная неисправной или недействительной печатью, теряет юридическую силу.

Что удостоверяет печать

Оттиском удостоверяют документы, подтверждающие права лиц на выполнение определенных должностных обязанностей. Перечень действий, требующих заверения и список печатей, регулирует инструкция. Ее разрабатывает и утверждает руководитель организации. В инструкцию могут входить разделы, содержащие информацию о:

  • перечне печатей;
  • порядке использования;
  • лицах, имеющих право на использование;
  • месте хранения;
  • перечне подлежащих заверению документов.

Печати находятся на учете и хранятся в запирающихся шкафах или сейфах. Использовать их разрешается только руководителю и работникам, уполномоченным специальным приказом.

Какие типы документов обязательно заверяются штампом

Обязательного проставления основной печати требует не вся документация. Типы бумаг, которые должны быть заверены, зависят от вида деятельности предприятия.

Первичные

Бумаги обобщенного типа относятся к первичной документации: они подтверждают акт проведения какой-либо юридической сделки. Все документы, относящиеся к первичным, проходят бухгалтерский учет.

При любых обстоятельствах сделки обязательна простановка штампов на документы, отпечатанные в соответствии с общепринятым нормативом. Если внутри организации используют документы с индивидуальной разработкой структуры, проставление печати на них остается на усмотрение руководителя.

Приказы

Они относятся к внутренней документации: приказы нельзя использовать за пределами организации. Если работнику требуется копия документа для личного использования, штамп ставится только на копии. Оригинал документа заверяется только подписью.

Фирменные бланки

Проставление штампа зависит от типа бланка. Если он относится к документам, подлежащим отчетности, на него обязательно ставят оттиск. Как правило, это доверенности и гарантийные письма, уполномочивающие физическое или юридическое лицо представлять интересы компании.

Читайте также  Какой устав определяет предназначение порядок организации?

Если бланк выпущен на специальной бумаге с символикой организации, их не требуется заверять дополнительно.

Другие виды документации

Помимо основной документации, заверять необходимо договоры, акты и справки. Существует отдельный регламент на заверение трудовых книжек. При приеме на работу штамп ставится на титульную сторону первой страницы.

Любые изменения в анкетных данных (смена фамилии, адреса) заверяются проставлением второй печати на обратную сторону страницы. При увольнении рядом с соответствующей записью также проставляется печать организации.

В чем отличие простой печати от гербовой

В зависимости от внешнего вида, штампы могут быть:

  1. Гербовыми. Помимо прочих данных, на них есть государственный герб Российской Федерации. Право использовать ее для заверения предоставляется только руководителям и должностным лицам из числа государственных органов.
  2. Круглыми. Обязательна для каждой организации. Помимо наименования и адреса, на ней указывают номер свидетельства государственной регистрации.
  3. Овальными и треугольными. Используются для внутренней документации (пропусков, пакетов, писем). Их нельзя проставлять на бумаги, подтверждающие финансовые операции.

Использование штампа с гербом лицами, не имеющими на это юридических прав, уголовно наказуемо. Остальные виды могут использовать юридические и физические лица.

В каких случаях обязательно заверять подпись руководителя печатью

Перечень документов, требующих заверения подписи, организации определяют самостоятельно. Проставление штампа обязательно для подлинников и копий бумаг, удостоверяющих:

  • рабочие обязанности сотрудников;
  • расходование средств и материальных ценностей;
  • представление интересов организации за ее пределами.

Ставить оттиск имеет право только уполномоченное должностное лицо, используя основной вид печати организации. Применять именной штамп имеют право только индивидуальные предприниматели.

Нужна ли печать на характеристике

На характеристике с места работы печать проставляется обязательно. Ее текст должен быть написан на бланке организации и заверен руководителем.

Написанием характеристики занимается непосредственный начальник подчиненного совместно с руководителем отдела кадров.

Основные формы оттисков

Поскольку формальной классификации нет, в зависимости от типа организации выделяют четыре основных вида типичных оттисков:

  1. Простой. Включает основную информацию: наименование компании, форму деятельности, адрес.
  2. С микротекстом. Имеет сложную окантовку. Она проходит по краю печати в два слоя. Внешний включает текст мелким шрифтом, чаще всего там указывается реестровый номер. Внутренний содержит информацию о самом предприятии.
  3. С окантовкой. Изготовление печатей по индивидуальному заказу позволяет выбирать разные типы оформления. Орнамент проходит между внешним и внутренним слоем, не затрагивая надписи.
  4. Для ИП. Содержит информацию о предпринимателе: ФИО и реквизиты.

Источник: https://911urist.com/biznes/pechat-dlya-dokumentov-kogda-primenyaetsya-stavitsya-li-na-prikazax-organizacii-ili-ot-rukovoditelya-kak-nazyvaetsya-pechat-s-podpisyu-rukovoditelya-kakoe-pismo-zaveryaetsya-polozhenie-o-pechati.html

Нужно ли ставить печать на приказах в 2019 году

— Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство — Нужно ли ставить печать на приказах

Вопрос того, нужно ли ставить печать на приказах в 2019 году, или нет, является актуальным для многих российских руководителей, а также иных ответственных за принятие решений лиц на предприятии. Ведь от этого может зависеть как порядок и обеспечение эффективного документооборота на предприятии, так и безопасность компании или ее структурного подразделения. Узнайте все особенности того, ставить или нет печать на приказе, и в каких случаях какое решение следует принимать руководителю.

Печать организации — нужно ли ее иметь в принципе и использовать в приказах

С точки зрения российского законодательства, печать не является обязательным документом для занятия предпринимательской деятельностью и применения ее в кадровом делопроизводстве. Более того, работодателями в РФ могут выступать в том числе и простые физические лица, не являющиеся субъектами хозяйствования, а значит — у них не может быть печати в принципе, чтобы использовать ее в рамках ведения трудовых взаимоотношений. В то же самое время, косвенные нормативы законодательства, а также ряд иных ситуаций предполагают обязательное применение печати в рамках делопроизводства.

Все это порождает множество спорных ситуаций. В первую очередь следует отметить, что печать не является обязательной для индивидуальных предпринимателей и самозанятых граждан.

Формально, в печати нет необходимости у обществ с ограниченной ответственностью, однако для ведения деятельности до им необходимо наличие расчетного счета. А его до 2015 года можно было получить только при наличии печати. Тем не менее, на 2019 год печать перестала быть обязательным атрибутом и для ООО.

Остается обязательной она лишь для государственных и муниципальных учреждений, некоммерческих организаций и товариществ собственников жилья.

Решение Верховного Суда РФ по некоторым делам свидетельствует о том, что данный орган считает необходимым наличие печати и у частных предпринимателей, исходя из сложившейся деловой и правоприменительной практики, в то время как в самом законодательстве таких требований не предусмотрено.

Таким образом, ответ на вопрос, нужно ли ставить печать организации на приказах в 2019 году, в целом является отрицательным — ведь законодательство предусматривает возможность вести деятельность без печати. Однако есть множество нюансов, которые тоже следует учитывать работодателям и самим работникам. Более подробно о том, кто может работать без печати, можно прочитать в отдельной статье.

Далее же будут рассматриваться особенности использования печатей в кадровом делопроизводстве и внутренней документации компании.

Нужно ли ставить печать на приказах в 2019 году — особенности кадрового дела

В кадровом делопроизводстве в отдельных случаях законодательством предусматривается обязательное использование печати. Под обязательным подразумевается ее применение в случае, если компания-работодатель фактически имеет печать и использует ее в своей деятельности в целом. Однако, в рамках кадровой документации печать все же нужна не всегда. Не обойтись без печати, если она имеется, в следующих аспектах кадрового делопроизводства:

  • Трудовой договор. Этот документ в обязательном порядке должен содержать печать предприятия, особенно если он подписывается не фактическим его собственником или директором, а сторонним лицом.
  • Трудовая книжка. Записи в трудовые книжки работников в обязательном порядке заверяются печатями предприятия или предпринимателя, если таковые имеются.
  • Копии документов и справки. Если сотруднику требуется какая-либо копия кадровых документов, касающихся его работы, справка о доходах, справка с места работы.
  • Доверенности. Доверенность на выполнение каких-либо действий от лица предпринимателя или директора компании в целом должна быть закреплена печатью.

Если предприниматель или предприятие не имеют печати, то даже в вышеозначенных документах они могут обходиться без нее. Вместо этого там проставляется лишь подпись, фамилия имя и отчество соответствующего лица. Однако отсутствие печати у юридического лица должно быть подтверждено Уставом.

В остальных случаях заверение документации, касающейся кадрового дела, печатью не является необходимым. То же самое касается и приказов на предприятии — ставить на них печать работодатель не обязан с точки зрения законодательства.

Когда обязательно ставить печать на приказах в 2019 году

В Российской Федерации предприятиям предоставляются широкие полномочия в сфере обеспечения администрирования своей деятельности. Так, они имеют право принимать различные локальные нормативные акты, если они не противоречат законодательству. Подобные акты могут требовать как от сотрудников, так и от работодателя соблюдения каких-либо дополнительных нормативов и требований.

Читайте также  Как списать кредиторскую задолженность если организация ликвидирована?

В частности, в локальных нормативных актах может быть закреплена необходимость использовать печать компании на всех издаваемых руководителем приказах.

Кроме этого, на предприятии могут присутствовать также отдельные печати, для которых тоже, в свою очередь, могут быть предусмотрены различные внутренние механизмы урегулирования их использования. Например, отдельной печатью может обладать бухгалтерия, еще одной — отдел кадров компании.

Подобные печати могут предназначаться как для сугубо внутреннего использования, так и для применения в коммуникации с иными соответствующими органами, если печать полностью удовлетворяет требованиям государства к ее применению.

Печати, не соответствующие государственным стандартам, имеют юридическую силу только в рамках самого предприятия, но могут эффективно применяться в целях обеспечения дополнительного уровня безопасности при взаимодействии сотрудников различных отделов.

В том числе, например, когда предусмотрено неоднократное делегирование приказов, наличие на них печати может быть подтверждением того, что приказ действительно был направлен высшим руководством компании, а не какими-то другими структурными подразделениями или тем более третьими лицами.

(28 голос., 4,10 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/nuzhno-li-stavit-pechat-na-prikazah.html

Печать на приказах ставить или нет

Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию печатей для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства. Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют. Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.

Ставится ли печать на приказах организации?

  • 1 Нужно ли ставить печать на приказах ООО?
  • 2 Ставится ли печать на приказах: хранение и использование
  • 3 Ставится ли печать на приказах организации в 2019 году
  • 4 Печать для документов: когда применяется, ставится ли на приказах организации или от руководителя, как называется печать с подписью руководителя, какое письмо заверяется, положение о печати организации, как правильно ставить и нужно ли на первичном документе, место для оттиска, разница с гербовой печатью, на чью подпись можно ставить, нужна ли на характеристике, проставление на организационно-распорядительных документах
  • 5 Печать на приказах ставить или нет

Вопросы, связанные с положением по хранению и использованию печатей для организаций, четко рассматриваются в Единой государственной системе делопроизводства.

Данные нормативы рекомендованы к применению всеми учреждениями, которые этого требуют.

Соответствующее постановление было принято достаточно давно, но оно сохраняет актуальность до настоящего времени.

Ставится ли печать на приказах организации в 2019 году

В статье расскажем о правилах использования печати на приказах и других на распорядительных документах в 2019 году.

Общее правило применения печатей – они ставятся, только если для приказа используется собственная форма документа, созданная в организации. Унифицированные приказы по личному составу не нуждаются в проставлении такого реквизита.

Если же на предприятии разработаны собственные бланки документов и локальными нормативными актами предусмотрено наличие печати – тогда она ставится. Это следует из статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. No 402-ФЗ.

Также печать на приказе нужна, если документ направлен во внешние организации, так как она будет удостоверять его подлинность. Требование о запечатывании может быть выставлено организацией-адресатом, в этом случае оттиск также ставится.

Закон дает следующий перечень ситуаций, когда печать необходима. Это:

  • Трудовые книжки (при ее заведении, увольнении сотрудника либо, например, смене фамилии работника).
  • Локальные нормативные акты организации.
  • Трудовые договоры (вкупе с дополнительными соглашениями к ним и договоров о полной материальной ответственности).
  • Акты и гарантийные письма.
  • Доверенности, связанные с осуществлением тех или иных действий, связанных с расходованием денежных средств и материальной базы.
  • Архивные справки и копии документов.
  • Служебные и командировочные удостоверения.
  • Наградные грамоты, ходатайства, характеристики, рекомендации и т.д.

Кто имеет право ставить печать на приказе

Организация вправе установить собственный перечень документов, требующих запечатывания. И следовательно, работодатель может издать приказ о сотрудниках, использующих печать для служебных надобностей. Обычно к ним относятся первые лица организации, руководители структурных подразделений и т.д.

На приказе печать ставит то должностное лицо, которое издает данное распоряжение. Если приказ имеет сферой действия все предприятие – нужна подпись руководителя и штамп организации. А если распоряжение касается конкретного отдела, и у его руководителя есть своя печать – используется именно она.

Какие бывают печати

Перечислим разновидности печатей:

  • Гербовые. Их внешний вид регламентируется ГОСТом Р 51511-2001. Гербовые печати применяются в государственных учреждениях и организациях, имеющих право использовать символику Российской Федерации (например, нотариальные конторы).
  • Приравненные к гербовым. Такие печати создаются для коммерческих организаций. На них может быть нанесен логотип либо уникальная фирменная эмблема. В любом случае на ней обязательно должны быть указаны ИНН и номер свидетельства о госрегистрации. ИП дополнительно указывает фамилию, имя и отчество, а вот логотип уже не наносится.
  • Простые. Их необходимость определяется самим работодателем и фиксируется в нормативных распоряжениях. Например, это печати для заверения справок, копий и выписок.
  • Штампы-реквизиты для однотипных ситуаций, используемые для ускорения и повышения эффективности документооборота. Это адресные, регистрационные, с правами доступа (например, гриф «секретно» ) и т.д.

Для чего именно нужны печати

Сфера использования регламентируется Единой государственной системой делопроизводства (утверждена постановлением N 435 от 4 сентября 1973 г). Реквизит печати подтверждает подлинность того или иного приказа, акта, справки и т.д. Следовательно – ее применение дает документу юридическую силу и доказывает правомерность действий согласно ему.

► Электронный документ: особенности хранения

Место расположения печати на приказе

Место для оттиска называется местом расположения. Она ставится в нижней части листа документа, рядом с визой руководителя.

Важно, чтобы оттиск не совпал с самой подписью. Допустимо, чтобы печать частично попадала на наименование должности.

В кадровом делопроизводстве принято оставлять на документе специальное место и помечать его аббревиатурой М.П. Это удобный прием, позволяющий избежать порчи документов из-за неправильного размещения оттиска.

Хранение печатей

Печати хранятся у сотрудников, имеющих право применять данный реквизит. Основная круглая печать большую часть времени находится в распоряжении главы организационного отдела. Если руководитель уходит в отпуск или уезжает в командировку, она передается ответственному сотруднику под расписку. Разнообразные простые вспомогательные печати выдаются работникам, которым они необходимы при выполнении служебных обязанностей.

Места хранения печатей зависят от их типа. Основная круглая печать (как и адресный штамп) хранится в невозгораемом опечатываемом сейфе. Вспомогательные штампы достаточно держать в столе, закрываемом на ключ. Учет печатей ведется в специальном журнале.